普段英語でやり取りをすることがないと、英文Eメールを作成する機会はあまりないですよね。
TOEIC® S&WのEメール作成問題では、文法や表現の他に、ふさわしい文体で書かれているか、構成は英文Eメールの構成に従っているかといった点も評価されます。
一見難しそうですが、英文Eメールの構成やよく使われる表現を事前に学んでおけば、指示された内容について考えることだけに集中でき、高スコアをねらえますよ。
また、英文Eメール作成の際に使える表現を学ぶことで、TOEIC® SWだけでなく実際のビジネスシーンでも活用することができます。
本記事では、Eメール作成問題の概要と解き方、英文Eメール作成で使える表現をご紹介します。
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目次
TOEIC®S&Wライティングセクションの概要
Eメール作成問題について説明する前に、TOEIC® S&Wのライティングセクションの概要を見てみましょう。
下の表が、TOEIC® S&W ライティングセクションで出題される設問の種類（内容）と、各設問ごとの問題数、そして解答にかけられる時間です。
| 問題数 | 制限時間 | 課題概要 | |
| 写真描写問題 | 5 | 5問で8分 | 与えられた2語(句)を使って写真の内容に合う一文を作成する。 |
| Eメール作成問題 | 2 | 各問10分 | 25~50語程度のEメールを読み、返信Eメールを作成する。 |
| 意見を記述する問題 | 1 | 30分 | 提示されたテーマをもとに、理由・例を挙げながら自分の意見を述べる。 |
出典元：IiBC 一般財団法人 国際ビジネスコミュニケーション協会
TOEIC® S&W全体の試験時間は約1時間20分で、ライティングセクションの試験時間は約60分です。
スピーキングセクションが終了した後に、休憩を挟まずライティングセクションの解答が始まります。
Eメール作成問題概要
つづいて、Eメール作成問題について説明していきます。
Eメール作成問題のおおまかな概要は、以下のようになっています。
・問題数は2問
・解答時間はそれぞれ10分
・提示されたEメールを読み、指示文の内容を返信Eメールを作成する。
採点項目
Eメール作成問題では、以下の3点が評価されます。
・文章の質と多様性
・語彙
・構成
「文章の質と多様性」では返信先の立場を意識した適切な表現ができているか、また接続表現を適切に使用できているかが評価されます。そして、適切な「語彙」を使用しているか、「構成」では、理由や詳しい説明などを述べるために複数の文で構成される文章を、英文Eメールの構成に則って作成することも評価されます。
返信先の立場を意識した適切な表現ができているか、英文Eメールの構成に沿って作成されているかどうかが評価されるため、返信内容だけでなく英文Eメールの書き方そのものにも気をつけて作成する必要があります。
Eメール作成問題の解き方
例文を用いてEメール作成問題の解き方を説明していきます。
実際に出題される問題では、返信する立場と返信に含まれる内容が書かれた指示文、自分宛てに送られてきたEメールが画面に表示されます。
以下の例題を使用して、Eメール作成問題を解く際の4つのステップを見ていきましょう。
Step1:指示文を読む
まずは、返信Eメールに含めるべき内容と自分の立場が示された指示文を読みましょう。
指示文には
・返信する立場
・返信に含めるべき要求や提案
が示されており、指示文で示された内容を必ず含むことが必要です。
例文を見てみると、返信する立場は「トレーニングジムの新しいメンバー」として
返信に含めるべき内容は、「Eメールの内容に対して最低2つの質問を含める」ことだとわかります。
Step2:Eメールを読む
次に、提示されたEメールを読みましょう。
この際に注意して読む点は、以下3点です。
- 誰からのEメールなのか
- タイトル
- 本文
Eメールの送り主は、作成するEメールの冒頭で名前を記載するため、送り主の名前、もしくは団体名を確認する必要があります。
また、タイトルはEメールの送り主がそのEメールで最も伝えたいことが書いてあるため、目を通すことで本文の主要な内容を把握できます。
例文を見てみましょう。
送り主は「Tacker Training Gym」とあるので、入会したスポーツクラブからのEメールです。タイトルには「スポーツクラブへの入会ありがとうございます！」とあるため、新規入会者へ送られるEメールだとわかります。
本文には、トレーニングジム入会者への挨拶、メール返信者である自分が「パーソナルトレーニングコース」に申し込んだこと、施設や予約システムについて質問があれば聞いてほしいという内容が書いてあります。
次のステップでは、この本文の内容をもとに返信内容を考えていきます。
Step3:返信に含めるべき内容を考える
Eメール作成問題は1問につき解答時間が10分間です。Eメールを読む時間と作成した返信Eメールを校正する時間を考えると、返信内容を素早く考え出す必要があります。
返信に含めるべき内容を考える際には、以下の4つのポイントをおさえると、指示文の内容に沿った返信Eメールを作成することができます。
Point1：指示文の内容に沿って考える（質問なのか、提案なのか）
Point2：Eメールの中からヒントを見つける
Point3：自分がその立場だったら何を疑問に思うか（提案するか）を考える
Point4：疑問に思ったことが指示文の内容・Eメールの内容と合致しているか確かめる
例題では「Eメールの内容に対して2つ質問を含めなさい」といった指示がありました。よって、この問題では「質問」形式で返信内容を考えます。
つづいて、送られてきたEメールの内容から質問内容になりそうなヒントを探します。
Eメールには「施設や予約システム、その他について質問があれば聞いてください」と書いてあるので、これをもとに質問内容を決めていきます。
返信Eメール作成者である自分がどのような立場で返信するのかを考えましょう。Eメールの送り先の部分から、自分は「新規入会者」であることがわかっていましたね。もし自分が新規入会をするとしたら、入会するにあたって何を疑問に思うのかを考えましょう。
・ジムは何時から開いているのか、何時に閉まるのか
・登録コースの変更は出来るのか
・トレーニングウェアを借りることはできるのか
・パーソナルトレーニングのコーチは指名できるのか
実際に返信する立場に立って考えてみると、このように疑問点が出てくるはずです。
最後に、疑問点として上げたものが指示文の内容と合致しているかどうかを確かめます。この場合は、全て質問でありEメールの内容とも関連性があるため、指示文の内容に合致しています。
Step4:ふさわしい文体で返信を書く
指示文で示された自分の立場と、Eメールの送信者の立場を踏まえてふさわしい文体で返信文を作成します。
たとえば、自分よりも立場が上の人に対して返信Eメールを作成する際は
- Could you
- Would you
- May I
- Please
などの丁寧な表現を使用してEメールを作成しましょう。
また、英文Eメールの構成として、Eメールの冒頭にDear〇〇と記載する必要があります。
しかし、Eメール作成問題ではEメールの送り主が団体の場合もあるため、Dear＋名前というテンプレートが使えない可能性もあります。
その場合は、以下の表現を使用しましょう。
- Dear Sir, (相手が男性の場合)
- Dear Madam, (相手が女性の場合)
- Dear Sir or Madam, (相手が男性か女性かわからない場合)
- Dear Sirs or Madams, (相手が複数の場合)
- To whom it may concern (相手が複数で名前が分からない場合)
これら4ステップを踏んで返信Eメールを作成すれば、指示文の内容・英文Eメールの構成に沿った返信Eメールを作成することができます。
下記のEメールは、実際に4ステップを使って作成した返信Eメールの例です。
みなさんもEメール作成の4ステップを使って、指示文の内容を含む英文Eメールの構成に沿った返信Eメールを作成出来るよう、練習してみてください。
冒頭と結びで使えるテンプレート
英文Eメールを書く機会は、英語を日常的に使う企業に所属していたり海外とやり取りする機会がないとあまりないですよね。
英文Eメールにはある程度決まったフレーズや構成があるため、それらを知っておくだけでもきちんとしたフォーマットの英文Eメールを作成することができます。
冒頭で使えるフレーズ
冒頭では、誰に宛てたEメールなのかを表します。
- Dear
- Hello
- Hi
上記は下に行くほどカジュアルな印象を与えるので、返信Eメールを送る相手との関係性を見極めて使いましょう。
Eメールの冒頭では上記の語の後にEメールを送る相手の名前を続けて
“Dear Mr.Smith,”
という表現から文章を始めます。
また、返信Eメール作成の手順「ふさわしい文体で返信を書く」で挙げたように、具体的な名前がEメールから分からない場合は、以下のように表記しましょう。
- Dear Sir, (相手が男性の場合)
- Dear Madam, (相手が女性の場合)
- Dear Sir or Madam, (相手が男性か女性かわからない場合)
- Dear Sirs or Madams, (相手が複数の場合)
- To whom it may concern, (相手が複数の場合)
冒頭のあいさつで気を付けるべき点は、Dear＋名前のあとにカンマを付けることです。
Dear＋名前＋カンマをセットでEメールの冒頭に必ず記載するようにしましょう。
結びの言葉に使えるフレーズ
- Sincerely,
- Best regards,
- Best wishes,
- Thank you,
結びの言葉には一般的に上記のフレーズが使われることが多いです。それぞれ丁寧さが異なっており、下に行くほどカジュアルなニュアンスを含む表現になっています。
“Sincerely” は日本語で「敬具」にあたる表現で、かしこまった表現として使われます。
“Regards”は sincerelyほどかしこまった表現ではありませんが、丁寧に締めくくりたいときに敬意を表わす表現として使われます。
“Best wishes” は “Best” と省略されたり、”All the best”のようにも使われます。これらの表現は、「幸運を祈る」という意味があり、友人や同僚などへの結びの言葉として使われます。
“Thank you”は最もカジュアルなニュアンスを含む表現で、日本語の「よろしくおねがいします」に近い表現です。
結びの言葉の後にも「カンマ」を付けます。
これらの結びの言葉は、Eメールを返信する相手の立場によってふさわしい表現を選ぶようにしましょう。
また、結びの言葉のあとに自分の名前を記載するのも忘れないようにしましょう。
まとめ
英文Eメール作成と聞くと一見難しそうですが、返信Eメール作成の4ステップを使えば、指示文の内容を含み、英文Eメールの構成にも沿った返信Eメールを作成することができます。
返信Eメール作成の4ステップ
Step1：指示文の内容に沿って考える（質問なのか、提案なのか）
Step2：Eメールの中からヒントを見つける
Step3：自分がその立場だったら何を疑問に思うか（提案するか）を考える
Step4：疑問に思ったことが指示文の内容・Eメールの内容と合致しているか確かめる
Eメール作成問題に苦手意識を感じている人は、TOEIC S&W受験前にこの4ステップを使って返信Eメール作成の練習をしてみてくださいね。
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